Recepția comenzii de furnizor și asocierea cu factura

Recepția produselor de la furnizor dau mari bătăi de cap restaurantelor. De aceea, am simplificat procesul de recepție, și acum se poate realiza direct din interiorul comenzii de furnizor.

A. Pașii pentru recepția comenzii:

1. Se accesează secțiunea Achiziții -> Comenzi furnizori.

2. Se caută și accesează comanda pentru care a ajuns marfa în restaurant.

Notă 1: Comanda trebuie să aibă status În așteptare la furnizor în momentul în care ajunge în restaurant. După efectuare recepției, o puteți seta ca Livrată.

3. Se selectează produsele din comandă, și se alege acțiunea Recepționează.

Notă 2: Se poate face selecție parțială a produselor din comandă, și face mai multe recepții, dacă marfa a venit parțial.

4. Se deschide un pop-up în care se completează/verifică următoarele câmpuri:

• Firma: este precompletat cu firma implicită a restaurantului. Se poate modifica în cazul în care sunt firme multiple pe proiect.
• Furnizor: este precompletat cu numele furnizorului ales la crearea comenzii.
• Gestiunea: se alege gestiunea în care se va recepționa cantitatea produselor.
• Tip act: se alege tipul de act care a venit odată cu marfa, factură sau aviz.
• Nr. Act: se introduce numărul documentului. 
• Dată Act: se setează data la care a fost emis documentul.
• Dată recepție: data la care se face recepția. Este precompletat cu data curentă.
• Serie&Nr: seria comenzii de recepție. Este precompletat cu seria setată pe firmă.
• se verifică marfa primită cu cea de pe document în tabel.

Notă 3: Dacă unitățile de măsură de pe document sunt diferite față de cele din sistem, se setează unitatea de pe document în coloana U.M. aviz/factura, și se face raportul acestora în coloana Raport U.M. (ex: 1 sac de cartofi este echivalent cu 10 kg de cartofi, iar raportul este 1 sac = 10 kg).

După verificare și completarea câmpurilor, se apasă butonul Recepționează, pentru a crea comanda de recepție.

Notă 4: În cazul în care doriți să generați automat nota de recepție odată cu comanda de recepție, se apasă butonul Recepționează și validează. De menționat că marfa va intra automat în gestiunea setată.

5. Se crează comanda de recepție, care se verifică și validează, pentru a crea nota de recepție. Se face click pe butonul de validare.

Notă 5: În cazul în care ați apăsat butonul Recepționează și validează menționat la Nota 4, pasul 5 nu mai trebuie realizat.

Notă 6: După crearea notei de recepție, comanda va avea status logistică Recepționată, cât timp a fost creată recepția pe întreaga marfă. Dacă s-a recepționat parțial, statusul logistică al comenzii va fi Livrat parțial.

B. Pașii pentru asocierea facturii cu comanda furnizor:

1. Din comanda de furnizor, se apasă butonul Opțiuni și se alege opțiunea Asociază factura furnizor.

Notă 7: E nevoie să reveniți în comanda de furnizor pentru a face asocierea cu factura din comandă.

Notă 8: Puteți face asocierea direct din nota de recepție, urmând indicațiile menționate în articolul Crearea notei de recepție și asocierea cu factura și/sau comanda de furnizor, de la punctul B.

2. Se deschide un pop-up unde se selectează factura din listă (1), după care se apasă butonul Asociază (2).

Notă 9: Produsele de pe factură trebuie să fie asociate cu cele din nomenclator pentru a se putea face legătura între documente. Asocierea se face din secțiunea Financiar -> Facturi furnizori, se caută și accesează factura specifică, se selectează produsele de pe factură, și se alege acțiunea Asociază Iteme.

Se deschide un pop-up în care se caută și selectează produsele din nomenclator, după care se apasă butonul Asociază.

Notă 10: Odată cu asocierea facturii, se vor prelua prețurile produselor din factură pe nota de recepție.

Notă 11: După asocierea facturii, comanda de furnizor va avea status Facturată.

Pentru mai multe informații legate de gestiunea soluției ERP Food.OS, ne puteți contacta prin email la help@foodostech.com.