Recepția facturii de la furnizor și asocierea cu comanda de furnizor

Recepția mărfii se poate face direct din factura primită de la furnizor în sistem. Astfel, se economisește timp și procesul se simplifică.

A. Pașii pentru recepția din factură:

1. Se accesează secțiunea Financiar -> Facturi furnizori.

2. Se caută și accesează factura furnizorului.

Notă 1: Înainte de a face recepția, e necesară asocierea produselor din factură cu produsele din nomenclator. Astfel, cantitățile se vor aloca produselor deja existente în gestiune, aspect ce vă va ajuta la o acuratețe mai bună a rapoartelor din sistem.

3. Se selectează produsele de pe factură, și se alege opțiunea Asociază Iteme.

4. Se deschide un pop-up în care se caută și selectează produsele din nomenclator, după care se apasă butonul Asociază.

5. Se selectează produsele din factură, și se alege acțiunea Recepționează.

6. Se deschide un pop-up în care se completează/verifică următoarele câmpuri:

• Firma: este precompletat cu firma implicită a restaurantului. Se poate modifica în cazul în care sunt firme multiple pe proiect.
• Furnizor: este precompletat cu numele furnizorului ales la crearea comenzii.
• Gestiunea: se alege gestiunea în care se va recepționa cantitatea produselor.
• Tip act: se preia automat opțiunea Factură furnizor.
• Nr. Act: se preia automat numărul facturii.
• Dată Act: se preia automat data facturii. Se poate modifica cu o dată viitoare emiterii facturii dacă se dorește.
• Dată recepție: se preia automat data facturii. Se poate modifica cu o dată viitoare emiterii facturii dacă se dorește.
• Serie&Nr: seria comenzii de recepție. Este precompletat cu seria setată pe firmă.
• se verifică marfa primită cu cea de pe document în tabel.

Notă 2: Dacă unitățile de măsură de pe document sunt diferite față de cele din sistem, se setează unitatea de pe document în coloana U.M. aviz/factura, și se face raportul acestora în coloana Raport U.M. (ex: 1 sac de cartofi este echivalent cu 10 kg de cartofi, iar raportul este 1 sac = 10 kg).

După verificare și completarea câmpurilor, se apasă butonul Recepționează, pentru a crea comanda de recepție.

Notă 3: În cazul în care doriți să generați automat nota de recepție odată cu comanda de recepție, se apasă butonul Recepționează și validează. De menționat că marfa va intra automat în gestiunea setată.

7. Se crează comanda de recepție, care se verifică și validează, pentru a crea nota de recepție. Se face click pe butonul de validare.

Notă 4: În cazul în care ați apăsat butonul Recepționează și validează menționat la Nota 3, pasul 7 nu mai trebuie realizat.

Notă 5: Odată cu asocierea facturii, se vor prelua prețurile produselor din factură pe nota de recepție.

B. Pașii pentru asocierea facturii cu comanda furnizor (opțional, doar dacă există o comandă de furnizor cu articolele de pe factură):

1. Din factură, se apasă butonul Opțiuni (1) și se alege opțiunea Asociază comanda furnizor (2).

Notă 6: E nevoie să reveniți în factura pentru a face asocierea cu comanda de furnizor.

Notă 7: Puteți face asocierea direct din nota de recepție, urmând indicațiile menționate în articolul Crearea notei de recepție și asocierea cu factura și/sau comanda de furnizor, de la punctul B.

2. Se deschide un pop-up unde se selectează comanda din listă (1), după care se apasă butonul Asociază (2).

Notă 8: Comanda de furnizor trebuie să aibă status În așteptare la furnizor pentru a se afișa în lista de documente, și a fi asociată cu factura.

Pentru mai multe informații legate de gestiunea soluției ERP Food.OS, ne puteți contacta prin email la help@foodostech.com.