Crearea notei de recepție și asocierea cu factura și/sau comanda de furnizor

Nota de recepție este un document important utilizat în restaurante pentru adăugarea produselor primite de la furnizori în gestiune. În general, nota de recepție se crează în baza unui aviz sau factură pe care sunt specificate produsele.

A. Pașii pentru crearea unei note de recepție:

1. Se accesează secțiunea Gestiune -> Note de recepție.

2. Se apasă butonul Adaugă.

3. Se deschide un pop-up în care se verifică/completează informațiile generale ale notei de recepție (după caz):

• Beneficiar: firma pentru care se va crea nota de recepție.
• Gestiunea: gestiunea în care va fi introdusă cantitatea recepționată.
• Serie: seria documentului.
• Nr: numărul documentului.
• Data recepției: se setează data la care se va face recepția (implicit este ziua curentă).
• Furnizorul: se tastează și alege furnizorul de pe document. 
• Comanda furnizor: se alege doar în cazul în care există o comandă de furnizor deschisă în sistem, ce conține produsele de pe document. Se poate lăsa necompletat dacă nu există comandă de furnizor în sistem.
• Tip act: se alege tipul de act, factură sau aviz.
• Nr. act: se introduce numărul actului de pe document.
• Dată act: se setează data la care a fost generat actul (de pe document).

Se apasă butonul Adaugă după introducerea informațiilor de mai sus.

4. Se apasă pe butonul Adaugă din partea dreaptă sus a ecranului pentru adăugarea produselor de pe document.

5. Se deschide un pop-up în care se completează informațiile de pe document:

• Alege produsul din nomenclator: se caută și selectează produsul din nomenclator.
• Cant. aviz: se introduce cantitatea produsului de pe aviz/factură. Numele câmpului se modifică în funcție de tipul de act ales în pasul 3.
• U.M. aviz: se alege unitatea de măsură a produsului de pe aviz/factură. Numele câmpului se modifică în funcție de tipul de act ales în pasul 3.
• Cant. recepționată de la furnizor: se precompletează câmpul cu valorea introdusă în câmpul Cant. aviz.
• Cant. recepționată: se precompletează câmpul cu valorea introdusă în câmpul Cant. aviz.
• Raport unitar recepționat/document: se stabilește raportul între unitățile de măsură din sistem și cele de pe document. Dacă unitățile sunt diferite, baxuri pe document și bucăți în sistem, se setează unitatea de pe document, și se face raportul acestora (ex: 1 bax cu 12 litrii de lapte, raportul este 1 bax = 12 buc).
• Pret unitar achiziție fără tva (opțional): se introduce prețul unitar al produsului fără tva.
• Cota TVA (opțional): se setează cota TVA a produsului.
• Marja profit (opțional): se poate seta marja de profit a produsului între prețul de achiziție și cel de vânzare.
• Pret unitar vânzare fără TVA (opțional): se calculează automat în funcție de valorile introduse în câmpurile Pret unitar achiziție fără tva și Marja profit.
• EAN (opțional): se poate introduce EAN-ul specific lot-ului.
• Lot (opțional): se poate introduce lot-ul produsului
• Data expirării (opțional): se poate selecta data și ora de expirare a lot-ului.

Dacă sunt mai multe produse pe aviz/factură, se apasă butonul Adaugă și continuă, și se completează informațiile pentru următorul produs. În cazul în care este un singur produs pe document, sau ați ajuns la adăugarea ultimului produs, apăsați butonul Adaugă.

6. Se validează nota de recepție, apăsând pe bifa verde din partea stângă a ecranului.

Odată cu validarea notei de recepție, cantitatea produselor a intrat în gestiune.

B. Asocierea facturii/comenzii de furnizor cu nota de recepție.

1. Din comanda de recepție, se apasă pe butonul Opțiuni, si se alege opțiunea Asociază factura furnizor / Asociază comanda furnizor după caz.

2. Se deschide un pop-up unde se selectează tipul de document din listă (1), după care se apasă butonul Asociază (2).

Notă 1: În cazul facturii, produsele de pe factură trebuie să fie asociate cu cele din nomenclator pentru a se putea face legătura între documente. Asocierea se face din secțiunea Financiar -> Facturi furnizori, se caută și accesează factura specifică, se selectează produsele de pe factură, și se alege acțiunea Asociază Iteme.

Se deschide un pop-up în care se caută și selectează produsele din nomenclator, după care se apasă butonul Asociază.

Notă 2: Odată cu asocierea facturii, se vor prelua prețurile produselor din factură pe nota de recepție.

Notă 3: În cazul în care doriți să asociați o factură cu o notă de recepție, chiar dacă conține mai multe produse, se folosește butonul Asociere forțată. De precizat că în acest caz nu se vor prelua informațiile produselor pe nota de recepție, și doar se va face o asociere între documente.

Notă 4: Pentru a asocia comanda de la furnizor cu nota de recepție, statusul comenzii trebuie să fie În așteptare la furnizor, pentru a fi vizibilă în lista din pop-up-ul de asociere.

Pentru mai multe informații legate de gestiunea soluției ERP Food.OS, ne puteți contacta prin email la help@foodostech.com.