Prezentare generală modul CRM

Modulul CRM este modulul cu ajutorul căruia putem centraliza toată informația referitoare la clienții companiei. Aici putem urmării tot procesul de contactare, ofertare, negociere si contractare. Pe baza acestor informații, ulterior putem urmări atât procesul operațional (derularea proiectului), cât și informațiile financiare (ex. facturi emise).

Secțiunile modulului CRM:

Dashboard

În secțiunea Dashboard putem urmări în timp real activitatea existență pentru leadurile din sistem. Informația poate fi centralizată în următoarele Boarduri:

●    Board General:

●    Board Activitati:

●    Grafice activitati:

Leads

Lead-urile companiei se pot vizualiza accesând secțiunea Leads. Acestea se pot introduce în sistem cu ajutorul unui Import XLS (se realizeaza din butonul “Opțiuni”) sau se pot introduce manual (Utilizand butonul albastru “+””)

Adăugarea leadului

În modalul care se deschide este necesar să trecem CUI-ul leadului, iar prin apăsarea butonului “Preia” se completează automat o parte din informațiile necesare pentru creare. Ulterior va fi necesar să completăm câmpurile evidențiate cu roșu, după care leadul se poate Adăuga.

Leadul va apărea în secțiunea Leads , dar statusul acestuia va fi Inactiv. 

Pentru activare se va putea utiliza butonul “Activează” disponibil în Acțiuni pe linia leadului. Acesta se mai poate activa și din Pagina leadului -> Comenzi rapide -> Activează lead.

În modalul care se deschide va fi necesar să alegem un responsabil comercial, data și ora primului contact, responsabilitatea ce urmează a fi deschisă pe lead (recomandăm Contactare prospect) și nu în ultimul rând, prioritatea acestuia.

Pagina leadului

După adăugarea acestuia, pagina leadului se poate accesa prin apăsarea Titlului (evidentiat cu albastru).

În partea stânga avem informații generale despre lead, în partea din dreapta sus avem comenzile rapide iar în partea din stanga jos avem tab-urile unde se centralizează informațiile despre lead. În cazul în care în sistem exista informații despre lead (ex. Persoane de contact, Puncte de lucru) acestea se vor putea vizualiza în tab-urile respective. 

În tab-ul “Timeline”(1) putem vedea modificările făcute pe lead, istoricul sarcinilor (3) și (4) și informații cu privire la termenul de finalizare estimat (2).

În tabul “Comercial” putem vedea responsabilitățile existente pe lead și statusul acestora. Responsabilitățile pe care le putem avea pe un lead sunt următoarele:

1. Contractare prospect.

Această responsabilitate se crează automat la activarea ledului. Responsabilul trebuie să adauge un rezumat al discuției (2), iar ulterior sarcina se poate închide apăsând butonul Verde(1). În modalul care se deschide alegem modalitatea de finalizare corespunzătoare (ex. Dacă se stabilește o întâlnire se alege “Deschide următoarea sarcina”). 

*Se pot adăuga date de contactare multiple dacă este cazul.

2. Întâlnire și evaluare.

În cadrul acestei sarcini se stabilește o primă întâlnire cu lead-ul respectiv. Există și opțiunea completării unei fișe de evaluare care conține un sumar din viitoarea ofertă de preț. Pentru a trece la următoarea responsabilitate se utilizează din nou butonul Verde.

3. Ofertare si negociere

În această etapă va fi necesar să adăugam o ofertă de preț în sistem. Putem face acest lucru prin apăsarea butonului verde și prin completarea datelor necesare în modalul care se deschide.

Dacă s-a adăugat o fișă de evaluare în sistem, oferta se va genera cu itemele existente pe fișă. În cazul în care nu se utilizează fișa de evaluare, itemele din oferta se pot adăuga manual sau prin import XLS.

După aprobarea și finalizarea ofertei, aceasta poate fi trimisă către client. Sistemul oferă posibilitatea de a trimite oferta pe mail, direct din cadrul modulului CRM  sau direct din oferta de preț.

În cazul în care este necesar, oferta se poate revizui și trimite din nou către client. În funcție de răspunsul final al clientului, responsabilitatea se poate finaliza cu “Refuz” sau “Deschide următoarea sarcina”. Responsabilitatea se finalizează utilizand butonul Verde (OK)

4. Contractare

În cadrul acestei responsabilități este necesar să adăugăm noul contract țn sistem. Acest lucru se poate face accesând butonul Verde (Plus). În modalul care se deschide completăm datele necesare iar apoi salvăm. În cazul în care lipsește informație din sistem vor primi atentionari din partea aplicației.

După ce informația a fost introdusă în sistem, responsabilitatea se poate finaliza utilizând butonul Verde. După finalizarea acestei responsabilități se va deschide tabul financiar unde putem urmări statusul facturilor emise din comanda de client.

Fisa de evaluare

Fișele de evaluare sunt centralizate în secțiunea “ Fise de evaluare”. Acestea se pot adaugă în cadrul responsabilității “Întâlnire și evaluare” și pe baza acestora se genereaza oferta de preț. 

În fișa de evaluare se trec serviciile/ produsele ce urmează a fi ofertate către client. Aceste iteme se trec doar cantitativ, iar sistemul calculează automat prețurile pe baza informației din nomenclator.

Itemele din cadrul fișei de evaluare pot avea în nomenclator definită o rețetă, iar în momentul generării ofertei de preț, itemele din fișa de evaluare se transformă în capitole. În componenta acestor capitole se vor regăsi itemele din cadrul fiecărei rețete, iar în cazul în care itemul nu are retetă, în capitolul respectiv se va regăsi itemul propriu-zis.

Statusul fișei de evaluare este vizibil și din cadrul leadului. În momentul în care fișa de evaluare ajunge în statusul “Finalizată”, se poate trece la următoarea responsabilitate.

Raport servicii